Les serveurs de messagerie peuvent rejeter les e-mails dépassant un certain seuil en raison des pièces jointes incluses dans l'e-mail. Le seuil se situe généralement dans la région des 20 méga-octets, mais il est défini par le fournisseur de messagerie, ce qui signifie qu'il peut être plus ou moins dans votre cas. Le problème ici est qu’il s’agit d’une variable personnalisée, ce qui signifie que vous pouvez rencontrer des problèmes d’e-mail car le fournisseur de messagerie destinataire a un seuil de taille inférieur à celui que vous utilisez.
Il y a quelque temps, Microsoft avait introduit dans ses produits de messagerie des options lui permettant d'utiliser le stockage SkyDrive. Au lieu de joindre des fichiers aux e-mails, vous ne joignez que des liens pointant vers ces fichiers sur SkyDrive avec l'e-mail. Les avantages sont là:
- Le destinataire peut récupérer l'email plus rapidement et décider de télécharger les pièces jointes ou non.
- Vous avez le temps de mettre à jour les fichiers sur SkyDrive avant que le destinataire les télécharge
- Vous pouvez télécharger des fichiers plus volumineux en une fois sans avoir à utiliser plusieurs courriels pour les diviser et éviter les dépassements.
Il y a quelques jours, Google a annoncé qu'il ajouterait également la possibilité d'utiliser Google Drive lorsque vous envoyez des e-mails avec des pièces jointes sur Gmail. La fonctionnalité vient d'être activée sur mon compte et j'aimerais vous guider tout au long du processus. Notez que j'utilise la nouvelle fenêtre de composition et non l'ancienne.
Pour commencer, cliquez sur le bouton de composition dans le coin supérieur droit de l'écran. La nouvelle fenêtre de composition devrait apparaître. La barre du bas qui commence par le bouton d’envoi répertorie l’icône de pièce jointe. Survolez-le pour voir les options disponibles.
Sélectionnez l'option "Insérer un fichier à l'aide du lecteur" avec un clic gauche. Une fenêtre de superposition apparaît que vous pouvez utiliser pour le processus. La barre latérale gauche affiche divers emplacements que vous pouvez utiliser pour sélectionner des fichiers, notamment des fichiers du système informatique local, des fichiers déjà présents sur Google Drive, des fichiers partagés, des fichiers favoris ou récemment sélectionnés.
Si vous souhaitez sélectionner des fichiers sur votre ordinateur local, vous pouvez soit utiliser un glisser-déposer pour les insérer dans la fenêtre ou le navigateur de fichiers. Une fois que vous avez terminé votre sélection, vous pouvez cliquer sur le bouton Télécharger pour télécharger les fichiers sur Google Drive.
Notez que vous ne pouvez sélectionner qu'une option à la fois, de sorte que vous devrez peut-être ouvrir l'interface deux fois si vous devez télécharger des fichiers à partir du PC local et sélectionner certains fichiers déjà présents sur Google Drive.
Vous pouvez ensuite commencer à remplir le courrier comme d'habitude. Les droits d'accès aux fichiers sont vérifiés lorsque vous cliquez sur Envoyer et vous pouvez obtenir l'écran suivant si le destinataire ne dispose pas des droits appropriés pour y accéder.
La sélection par défaut consiste à laisser les destinataires voir les fichiers. Vous pouvez modifier le droit afin que les destinataires puissent commenter ou modifier à la place. Un clic sur plus d'options affiche des informations supplémentaires importantes:
- Toute personne disposant d'un lien signifie que même les non-destinataires peuvent ouvrir les fichiers s'ils disposent du lien. L'avantage ici est qu'un compte Google n'est pas nécessaire pour accéder aux fichiers.
- Destinataires de cet e-mail - les destinataires doivent disposer d'un compte Google. Ceci protège les fichiers contre l'accès d'utilisateurs non autorisés.
Les liens contenus dans l'e-mail du destinataire mènent directement à Google Docs où ils peuvent être accessibles directement si vous avez sélectionné l'option "Tous les utilisateurs avec un lien" ou après vous être connecté à un compte Google.
