Le système de commentaires de Microsoft Word est un ajout utile au programme. Vous pouvez vous en servir pour garder une trace de ce qui doit être fait, ajouter une référence ou des informations supplémentaires, ou préparer le document avant qu'il ne soit transmis à un autre éditeur ou à un autre membre de l'équipe.
Bien que les commentaires soient utiles lors du processus d'édition, ils ne doivent pas être inclus lors de la distribution du document Word. Les clients ou les éditeurs de livres, par exemple, n’ont généralement pas besoin de ces commentaires, et les laisser dans le document peut vous donner l’air peu professionnel. À tout le moins, vous serez peut-être obligé de supprimer les commentaires et de soumettre à nouveau ou de publier le document Word ultérieurement.
Si c'est la première fois que vous utilisez des commentaires dans Word, vous risquez d'être désemparé lorsqu'il s'agit d'enregistrer un document sans eux.
Ce guide vous explique les étapes à suivre pour supprimer des commentaires et d’autres métadonnées de documents avant de les distribuer.
Word est livré avec un outil appelé Inspecteur des documents que vous pouvez utiliser pour supprimer les données non désirées des documents Word. L'outil peut nettoyer le contenu suivant:
- Commentaires, révisions et versions.
- Propriétés du document et informations personnelles.
- Compléments du volet des tâches.
- Documents incorporés.
- Macros, formulaires et contrôles ActiveX.
- Annotations d'encre.
- Rubriques effondrées.
- En-têtes, pieds de page et filigranes.
- Contenu invisible.
- Texte caché
Sélectionnez Fichier> Inspecter le document pour commencer. Vous devez cliquer sur le lien "rechercher des problèmes" en regard de Inspecter le document, puis sélectionner l’option "Inspecter le document" dans le menu contextuel.
Cela lance la fenêtre Inspecteur de documents. Le contenu pour lequel l'outil peut rechercher le document actif est répertorié sur cette page.
Vous pouvez sélectionner tout ou partie des types de contenu. Notez que vous accédez à un écran de révision avant de retirer quoi que ce soit du document.
Sélectionnez le bouton d’inspection une fois que vous avez fait votre choix sur cette page.
L'inspection ne devrait pas prendre trop de temps. Le temps dépend de la taille du document, de la sélection et du contenu du document.
L'inspecteur de document affiche ses résultats après l'analyse. Il met en évidence le contenu trouvé et répertorie des informations supplémentaires à ce sujet.
Appuyez sur le bouton "Tout supprimer" en regard du contenu que vous souhaitez supprimer du document. Vous pouvez ensuite inspecter de nouveau le document ou cliquer sur le bouton de fermeture pour terminer le processus.
Une fois que vous avez terminé, vous pouvez enregistrer le document traité sur le système local, l’imprimer ou le partager.
